Отображение данных Excel в управляемой данными презентации PowerPoint

1. Установить соединение
2. Подключение к листу Excel
3. Добавить таблицу в слайд
4. Форматирование ячеек
5. Подготовить слайд-шоу

Иногда вы хотите отобразить оперативную информацию в презентации PowerPoint. Может быть, вам нужно отображать результаты или результаты в режиме реального времени людям на экране телевизора. Менеджер должен видеть производственные показатели завода за своим столом. Люди в зале должны знать свои цели и т. Д. Это может быть достигнуто с помощью презентаций, управляемых данными.

Для отображения цифр и цифр вы используете не текстовый процессор, а электронную таблицу, например Microsoft Excel. Там пользователь может ввести ваши необработанные данные и сделать несколько простых или сложных вычислений. Конечно, пользователь не хочет отображать лист Excel на досках объявлений с линиями сетки и т. Д., Но пользователю необходимо программное обеспечение для презентаций, такое как Microsoft PowerPoint. PowerPoint - идеальное программное обеспечение для презентаций, но оно статично.

Есть инструмент DataPoint доступно, что позволяет пользователю создавать динамические презентации с живыми данными из листов Excel. Некоторые люди, как правило, копируют и вставляют объекты Excel в свои PowerPoint, но это не делается. Он даже не будет обновляться автоматически по сети. Пользователь увидит линии сетки Excel в презентации, которая не выглядит профессионально. Пользователь может использовать данные только из рабочего листа Excel, но выполнять форматирование в презентации PowerPoint. Пользователь может подчеркнуть, какие текстовые поля являются более важными, установив цвет или более важную позицию на слайде со стрелками, указывающими на это значение, и некоторой анимацией. PowerPoint, с его данными из Excel, дает больше контроля!

Установить соединение

Позвольте мне показать, насколько легко пользователь может отображать оперативную информацию из рабочего листа Excel в PowerPoint и обновлять в режиме реального времени. Сначала пользователю необходимо установить DataPoint, а затем пользователь запустит Microsoft PowerPoint. Откройте меню DataPoint в PowerPoint.

Затем нажмите кнопку « Список» в группе « Подключения ».

Найдите узел файлов Excel и нажмите « Добавить соединение» .

Перейдите к файлу Excel, который пользователь хочет использовать, и нажмите « ОК» .

Переименуйте соединение в значимое имя.

Подключение к листу Excel

Нажмите Add query для соединения с данным рабочим листом и диапазоном выбранной электронной таблицы Excel.

Пользователь увидит список всех рабочих листов в документе Excel. Для этого примера выберите рабочий лист « По продукту» .

Теперь установите диапазон A7: E1000. A7 соответствует первой ячейке с информацией, которую мы хотим отобразить (см. Необработанный файл Excel ранее). Конечная точка диапазона требует немного большего объяснения. E относится к столбцу E, который является последним используемым столбцом данных на нашем листе. Но когда пользователь смотрит на данные, которые он видит, E33 является последней ячейкой данных, которая используется в это время. Но мы никогда не знаем, сколько продуктов или записей у нас будет через 1 год в этом списке. Поэтому по этой причине мы немного преувеличиваем и устанавливаем виртуальную конечную точку для ячейки E1000. Поэтому DataPoint рассмотрит использование всех данных в диапазоне ячеек от A7 до E1000. DataPoint автоматически игнорирует пустые строки в конце данных.

Отметьте опцию . Первая строка содержит имена полей . Установите для Частоты обновления данных значение Постоянное обновление с интервалом в 60 секунд. Каждые 60 секунд DataPoint посещает рабочий лист и ищет обновления данных.

Нажмите OK, чтобы закрыть. Переименуйте запрос, и пользователь увидит предварительный просмотр данных Excel здесь.

Нажмите OK, чтобы закрыть соединения.

Добавить таблицу в слайд

Вставьте таблицу на слайде. Возьмите таблицу с количеством строк и 5 столбцов. В столбцах будет отображаться имя клиента, а затем 4 столбца для квартальных итогов.

Выберите таблицу и нажмите DataPoint , Таблица, чтобы открыть ее динамические свойства.

Соединение для передачи данных, выбранное по умолчанию, уже является правильным, поскольку у нас пока есть только одно соединение для передачи данных, указывающее на наш файл Excel. Установите флажок Скопировать имена столбцов в первую строку таблицы и обратите внимание, что для параметра Начать заполнение данных в строке автоматически устанавливается значение 2.

Нажмите OK, чтобы закрыть и посмотреть, как данные из файла Excel копируются в эту таблицу.

Выберите все ячейки с числовыми данными. Таким образом, все ячейки, кроме первого столбца (для имени) и первой строки (для информации заголовка). Затем нажмите DataPoint и Table снова.

Форматирование ячеек

Нажмите, чтобы выбрать вкладку Формат . Установите здесь форматирование в Number. Увеличьте десятичные разряды до 2 и установите флажок Использовать разделитель 1000 для этих ячеек. Нажмите OK, чтобы закрыть.

Подготовить слайд-шоу

Теперь для последнего шага, убедитесь, что презентация настроена на цикл навсегда, так как мы будем отображать это на выделенном экране телевизора или компьютера. Нажмите «S et Up Slide Show» в меню « Слайд-шоу» и убедитесь, что « Тип показа» установлен на « Просмотр в киоске» .

Запустите слайд-шоу. Пользователь может запустить слайд-шоу, нажав F5 или нажав « С самого начала» в меню «Слайд-шоу» .

Слайд-шоу сейчас запущено. Теперь пользователь может открыть этот документ Excel на другом компьютере и редактировать содержимое. Измените показатели продаж, добавьте и удалите продукты и т. Д. Сохраните документ, и теперь DataPoint будет проверять каждые шестьдесят секунд на наличие новой информации. Всякий раз, когда в источнике обнаруживается новая информация, DataPoint автоматически обновляет слайд-шоу, не останавливая слайд-шоу, как пользователь должен был бы делать с обычной статической презентацией, доступной только для чтения, без DataPoint.

Похожие

Комментарии