Создание баз данных в Access 2007

  1. Создание базы данных
  2. таблицы
  3. формы
  4. запросы
  5. отчеты
  6. суммирование

Microsoft Access 2007 - новейшая программа для создания баз данных. Его основная задача - хранить выбранную информацию и их соответствующую группировку, что облегчает быстрый доступ к ней. Это, безусловно, будет полезно людям, у которых есть большие и маленькие компании. Приложение легко в обращении, поэтому оно не вызовет проблем у тех, кто имеет мало общего с компьютерами. Кроме того, в последней версии есть много элементов, которых мы не найдем в предыдущих. К ним относятся общая форма, форма с подчиненной формой или новый, более интересный вид.

Создание базы данных

Чтобы создать новую базу данных, нажмите на логотип Office в верхнем левом углу экрана и выберите New. Введите название базы данных в соответствующем месте и подтвердите. Покажем пустую таблицу, в которую будем вводить данные. Слева есть панель, которая отображает все элементы, которые мы сделали, такие как: таблицы, запросы, формы и отчеты. Вверху мы видим новое меню, совершенно отличное от предыдущих версий программы. Вместо стандартной полосы были добавлены вкладки, которые делят все инструменты на отдельные группы. Благодаря такому решению легче найти искомый вариант.

таблицы

Для редактирования открытой таблицы перейдите в вид проекта. Нажимаем View и Design view. Появятся три столбца: Имя поля, Тип, Описание. Для первого из них введите метки столбцов таблицы, а затем выберите соответствующий тип данных, что позволит, например, вводить только цифры для номера телефона. Ниже таблицы мы видим свойства выбранного в данный момент поля . Мы установим там маску ввода, с помощью которой мы определим способ ввода данных. Соответствующие символы, используемые для этой цели:

  • 0 - цифры от 0 до 9, которые должны появиться
  • 9 - цифры от 0 до 9, не должны встречаться
  • # - цифра или пробел, не требуется
  • L - буквы от a до z, должны встречаться
  • ? - как указано выше, но не должно происходить
  • <- превращает буквы в маленькие
  • > - превращает буквы в верхний регистр

Кроме того, кавычка по адресу позволяет избежать ввода аббревиатуры "ул. Маска для этого поля будет выглядеть следующим образом: "улица"> L <????????????????. Обратите внимание, что количество вопросительных знаков соответствует максимальному количеству букв введенного слова, поэтому оно должно быть достаточно большим. Маска в столбце с почтовым индексом одинаково полезна, она ускорит ввод данных и не позволит ввести неправильное количество цифр. Более подробную информацию о символах, используемых в масках, можно найти в справке программы. Еще одна область, которую стоит обсудить, это Формат. Мы установим в нем, как должны выглядеть дата и время, или дадим цифрам ощущение валюты. После установки всех параметров по мере необходимости, мы возвращаемся к представлению Data Sheet и заполняем данные, которые можно ввести непосредственно в таблицу или использовать форму.

формы

Мы можем создавать формы несколькими способами. Самый быстрый - щелкнуть вкладку « Создать », а затем « Форму» . Если во время этой операции у нас была открытая таблица, программа автоматически заполнила форму для ее заполнения. Это также позволит вам просматривать, редактировать и удалять записи. Форму можно изменить в любое время, изменив представление на представление « Дизайн» . Каждый элемент подлежит редактированию, от логотипа, заголовка, размера шрифта, цвета и размера до цвета фона. Мы можем добавлять и удалять поля, изменять их расположение и вставлять различные функциональные клавиши, которые позволяют перемещаться между записями и увеличивать или уменьшать их количество. Благодаря формам мы можем контролировать доступ к данным, некоторые могут отображаться, а другие нет. Соответствующий графический дизайн обеспечивает более эффективное, приятное и более прозрачное взаимодействие со столом. Стоит также упомянуть новизну, которая является общей формой, которая отличается от обычной тем, что она показана в одном окне одновременно с таблицей, к которой она относится. Оба элемента синхронизируются друг с другом - внося изменения в один, они происходят и в другом. Преимуществом этого подключения является также тот факт, что лучше искать информацию в таблице и легче вводить данные в форму.

запросы

Инструкции, которые используются при работе с данными, являются запросами. С их помощью мы можем создавать, удалять или изменять, а также фильтровать, группировать или сортировать данные. Существует много типов запросов: выбор, скрещивание, объединение, удаление, обновление и создание таблиц. Таким образом, запрос дает вам возможность обрабатывать данные без необходимости создавать больше таблиц. Построение запроса сложнее, чем обычные таблицы. Самое главное - точно определить, что должен делать запрос, и только потом приступить к работе. Когда вы откроете запрос, щелкнув по вкладке Create, в проекте Query отобразится окно со списком всех объектов базы данных. Выбирая соответствующую вкладку, затем желаемые таблицы или другие запросы, мы добавляем их в проект. Обычно бывает, что одни и те же данные находятся в нескольких разных объектах. Например, в одной таблице мы храним данные сотрудников компании, а в другой - информацию о заказах, сделанных этими сотрудниками. И здесь, и здесь мы напишем их имена и фамилии. Для правильной работы инструкции мы должны выполнить связь между этими данными, чтобы они правильно отображались. Для этого щелкните поле « Имя» в одной из таблиц и перетащите его в поле « Имя» во второй. Создание связи символизирует линию, соединяющую эти поля. Когда все исходные элементы будут готовы, перейдите к заполнению таблицы ниже. Там мы видим столбцы, в которых мы выбираем таблицу и поле для отображения по очереди.

Затем мы используем возможности, которые нам предоставляет запрос. Если вы хотите отображать только те данные, которые соответствуют определенному условию, введите их в ячейку Критерии. Таким образом, например, мы можем показывать записи за определенный промежуток времени. Включив функцию « Сумы», расположенную на верхней панели вкладки « Дизайн » , мы можем объединить и сгруппировать данные, например, добавим количество часов, отработанных сотрудником. Имея такие отформатированные данные, мы можем легко рассчитать вознаграждение для каждого сотрудника, введя в следующем столбце выражение: [Количество часов] * 15. Где «[Количество часов]» - это имя столбца, в который мы добавляем часы, а 15 означает почасовую ставку. Согласно приведенному выше положению, запрос должен выглядеть следующим образом:

После выполнения такого запроса мы получим список сотрудников и часы их работы.

Построив запрос на удаление аналогичным образом и введя соответствующие критерии, мы можем, например, освободить сотрудника, проработавшего наименьшее количество часов, и используя запрос на обновление, мы можем выделить бонус тем, кто превысил определенный срок. Мы видим, насколько широко распространен этот элемент, что значительно ускоряет работу и облегчает управление компанией. Поэтому довольно частые операции выполняются намного быстрее.

отчеты

Отчеты используются главным образом для прозрачного представления данных, которые можно отформатировать так, чтобы они выглядели привлекательно на экране или на распечатке. Есть разные способы их создания. Если вы хотите создать отчет для одного элемента, просто нажмите на вкладку « Создание » и затем « Отчет». Затем появится готовый отчет, который можно распечатать немедленно или, если мы посчитаем это необходимым, настроить его внешний вид в соответствии с вашими потребностями. Когда исходные данные данного отчета поступают из нескольких объектов, т. Е. Таблиц, запросов и т. Д., Будет проще использовать мастер отчетов. Этот мастер также находится на вкладке Создать . Он проведет нас шаг за шагом через все стадии творения. Нам будет предложено указать источник записей, выбрать параметры группировки и сортировки, выбрать макет и стиль, в котором должен создаваться отчет, который, конечно, можно изменить в любое время. Чтобы создать отчет от начала до конца в соответствии с вашим собственным проектом, нажмите « Проект отчета». В этом режиме мы сами добавляем все элементы, т.е. заголовки, логотипы, устанавливаем поля и метки, и определяем расположение отображаемой информации.

суммирование

Конечно, здесь не описаны все функции и возможности приложения Microsoft Office Access 2007. Мы постарались показать только основные и наиболее часто используемые при создании баз данных. Эта программа имеет много преимуществ, которые наверняка смогут убедить тех, кто ее использует. Новый пользовательский интерфейс стал более интуитивным и, как следствие, облегчает и ускоряет поиск соответствующих функций. Создатели программы совместили простоту использования с огромными возможностями. Нам не нужно быть специалистами в области баз данных, чтобы создавать и управлять своими.